传真机怎么用(松下7009cn传真机怎么用)

人力资源服务–行政管理制度

本制度旨在为行政工作人员开展各项管理工作,帮助员工了解公司相关政策,并为公司政策始终如一地贯彻执行提供保证。本制度将根据公司政策的调整进行相应修订,以适应公司的发展和管理的要求。

第一条 行政管理

(1)办公用品管理

1)目的:

为了保障公司办公的顺畅进行,做到公司办公文具责任到人,节省文具开销,特制定本制度。

2)内容:

A、公司办公文具以部门为单位上报办公用品申领计划,每月填报《文具申请表》,部门负责人签字确认后提交人力资源部由人力资源部统一采购及发放。

B、各部门必须根据实际工作需要,本着节约为原则,杜绝浪费。

C、公司办公文具可分耐耗文具、消耗文具两类进行管理,耐耗文具如打孔器、计算器、 文件夹等为一次申请用品,如有损坏或丢失,责任人自费补充。消耗文具如签字笔、胶水等领用时,需以旧换新,人力资源部方可发放。

D、新员工入职,公司将根据工作需要配齐所需文具,并建立个人文具档案,耐耗文具在员工离职时需归还公司,如有遗失责任员工需补齐方可办理离职。

E、人力资源部每月统计各部门物品使用成本情况,对异常情况作分析并做出合理控制。

F、人力资源部将每月文具申请表格存档,以便核查。

(2)车辆管理

1)目的:

完善司机人员行车管理,提升工作效率,确保车辆使用及时、合理及安全。

2)范围:

风行J2M92商务车及公司相关车辆。

3)管理内容及行车规定:

A、公司车辆分为劳务用车及科技业务用车;

B、公务车辆的附带资料,除行驶证、保险卡、附加费由司机人员携带外,其余资料均由公司指定员工统一保管,存入车辆管理档案。

C、申请用车的部门,每天早会上将用车需求通报,办公室根据事情本身安排当天用车情况,以保证合理安排出车。

D、各项公务用车需由总经理批准后方可出车,未经批准,私自出车,产生的一切费用均由当事司机承担。司机每日行车必须填写《行车日志》,经使用者确认实际使用时间及里程后,作为费用报销的依据。

E、公务车辆需要维修保养时,责任司机应提前知会人力资源部负责人,以便安排委托协议单位进行合理维修保养。

F、公务车辆证件年审,需提前半月填写申请表交与人力资源部负责人审批,并必须在规定时间内完成证件年审,如因人为原因产生的相应费用由责任司机或责任管理人承担。

G、行车时不遵守交通规则,违章罚款费用由行车司机本人负担,如因工作需要,公务车借由他人驾驭,产生违章罚款费由借车人负担,公司不报销此项费用。

H、公务车辆调度原则以派车单送达的先后顺序、办理事务轻重缓急程度及合理行车路 线安排车辆。

I、每次出车前,责任司机需认真做好车辆日常检查工作,确保车辆的安全状况(油、 水、电)及车辆的正常运行,司机人员要熟知所开车辆的各种证件的有效期,保证出车时证件齐全并有效。

J、司机出车如在规定时间内不能及时返回,应即时通知人力资源部相关负责人。

K、本公司所有车辆所属司机应严格遵守车辆保养规范,维护车辆的最佳状况。随时注意车胎气压情况,对于车辆的异常状况应立即进行检查随时保持车辆干净。

L、人力资源部相关人员每月10号前做好《公务车费用月统计表》,存档并交人力资源计入公司行政管理成本费用中。

(3)快递管理制度:

1)目的:

为了规范公司邮寄快递的申请与费用的统计。

2)内容:

A、公司人力资源部负责人根据实际工作需要批准各部门邮寄快递发送公务资料的申请并安排相应快递公司邮寄。

B、部门负责人和人力资源部负责人在填写完毕的《特快专递邮寄申请表》上签字后, 人力资源部相关负责人负责通知相应快递公司上门收取快件,并按相应地址给予邮寄。

C、人力资源部相应负责人在次月5日完成《快递费用统计表》计入行政管理成本费用,存档并告知各部门负责人。

D、 公司员工因私申请发送快递者,人力资源部相应人员可协助联系业务单位,费用由员工自己承担。

(4)公司事务机器管理

1)目的:

明确复印机、传真机定位与保管,使各部门的事务机器更好地服务于工作。

2)内容:

A、复印机的管理

a)公司的复印机由人力资源部负责指派专人进行日常管理。

b)责任管理人员应负责复印机正常运作及日常维护工作。

c)若复印机发生故障,责任管理人员应立即关机,同时尽快联络维修公司来修理,待复印机完全修好后方可作业。

d)责任管理人员应确保复印纸张供应及碳粉补充以使复印机工作得以顺利进行。

e)责任管理人员上班时将复印机打开,下班后关闭。

f)公司员工不得复印与公务无关的私人资料。

B、传真机的管理

a)公司的传真机由人力资源部统一分配及管理,分配给各部门使用的传真机,使用部门负责日常管理,人力资源部指派专人跟踪管理。

b)责任管理人员应负责传真机正常运作及日常维护工作。

c)若传真机发生故障,责任管理人员应立即关机,同时尽快联络网络工程师或维修公司来进行维修,待传真机完全修好后方可作业。

d)前台传真机由前台文员统一接收传真,并做登记,再通知相关人员领取传真资料。

e)各部门所保管的传真机均由责任管理人员自行做好登记及传真资料发放的工作。

f)公司员工不准传真与公务无关的私人资料。

(5)名片申请程序

1)目的:

为了规范公司名片管理,方便全体员工按照正规程序申请

2)申请程序:

A、公司员工因工作需要印制名片应填写《名片制作申请表》;

B、申请人需认真填写申请表中各项内容(需在名片上印制的信息如总机号码、座机电话、手机号码、E-mail地址等);

C、将填写完毕的申请表报部门负责人及人力资源部负责人审批;

D、将审批过的申请表交与人力资源部相关人员办理并存档。

第二条 固定资产管理:

(1)目的:

为使公司固定资产使用管理进一步规范化,减少公司物资浪费和损失。

(2)固定资产的申领:

1)各部门员工根据工作需要申领固定资产,需填写:《物品申购单》,注明申购原因及用途,部门负责人签署意见后报人力资源部复核,由人力资源部报总经理审批。

2)总经理审批同意后,由人力资源部联系购买。

3)固定资产购买后,由人力资源部统一编号,建立固定资产档案,再由申请部门领用, 领用人须在《固定资产使用登记表》上签字后方可领用。

4)人力资源部固定资产管理人员根据《固定资产使用登记卡》的内容,随时更新公司固定资产管理档案。

(3)固定资产损坏、维修:

1)公司各部门领用的固定资产如发生故障需要维修,设备使用人须填写《固定资产维修

修申请单》,向人力资源部相关人员提出维修申请。

2)人力资源部固定资产管理人员判断设备的损坏是人为损坏还是设备故障,如系设备本身的故障,人力资源部应立刻联系维修。

3)如设备已过使用期限确实无法进行维修,或维修费用已基本可购买新的设备,可领用新的设备,领用人须交回旧的设备并予以注销。

4)如设备的损坏系人为损坏或遗失,公司将视具体情况要求责任人予以赔偿。

(4)固定资产移交:

1)员工离职时应将领用的公司固定资产交接完毕方可办理离职手续。

2)员工离职,领用的固定资产需交回人力资源部相关管理人员,人力资源部检查移交的物品的数量及完好后,接收入库并在《固定资产使用登记表》上予以注销。如离职员工的部门仍需领用此设备,由该部门新的使用人到人力资源部办理新的领用手续。

3)离职人员移交时,如有人为损坏的,视其损坏程度予以相应赔偿。

(5)固定资产使用规定:

1)电脑

A、各部门电脑由使用责任人专人管理,别部门员工要使用该部门电脑,须先征得该电脑使用责任人的同意。

B、员工在使用电脑时应爱护电脑,不允许恶意操作。

C、不准在公司电脑上使用来历不明的软件及磁盘等,以免感染病毒。

D、不准在电脑上玩游戏及上网浏览与工作无关的网页。

E、下班后应关闭电脑电源,如有人加班使用电脑,则督促使用人使用后及时关闭电脑。

F、非工作需要,原则上公司电脑不准设个人密码。

G、电脑出现故障时,应及时通知人力资源部处理,不得擅自处理。

H、严禁私自拆卸公司电脑。

I、人力资源部应做好电脑的日常维护。

2)复印机、打印机

A、使用复印机、打印机时,应注意爱护,不可野蛮操作。

B、不准在复印机、打印机上复印或打印与工作无关的资料。

C、复印机、打印机出现故障时,应及时报告人力资源部处理,不可私自乱拆乱修。

D、节约用纸,文件初稿或公司内部非正式文件可用废纸复印或打印。

E、人力资源部应做好复印机、打印机的日常维护、保养工作。

3)电话、传真机

A、使用电话、传真机时,应注意爱护,轻拿轻放。

B、不准用公司电话聊天及利用公司传真机接、传私人资料。

C、公司原则上不准员工打私人长途,如确有急事,在得到部门负责人的同意后方可打私人长途,要求长话短说,简明扼要。

E、为保证传真的通畅,尽量不要用公司的传真打电话。

F、电话、传真机出现故障时,应及时报告人力资源部,不可私自乱拆乱修。

G、人力资源部应做好电话机、传真机的日常维护、保护工作。

4)碎纸机

A、使用时应注意爱护,严禁野蛮操作。

B、碎纸前,应先将文件上的订书针、大头针取下,以免造成碎纸机故障。

C、碎纸机发生故障时,应及时报告人力资源部处理,不准私自乱拆乱修。

D、人力资源部应做好碎纸机的日常维护、保养工作。

(5)空调

A、使用空调时应注意爱护。

B、开空调前,应先关闭所有门、窗。

C、温度适宜时应当即关闭空调。

D、员工离开办公区域或会议室时应立即关闭空调。

E、空调出现故障时,应及时报告人力资源部处理,不可私自乱拆乱修。

F、人力资源部应做好空调的维护、保养工作。

(6)饮水机

A、使用饮水机时,应注意爱护,不要野蛮使用。

B、饮水机缺水时,任何人都应及时补充,以免烧坏机器。

C、饮水机出现故障时,应及时报告人力资源部处理,不可私自修理。

D、人力资源部应做好饮水机的日常清洁、保养工作。

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